Cómo y Dónde Compulsar Documentos

La autentificación de una copia de un documento consiste en certificar su concordancia con el original. En muchas ocasiones es necesario presentar documentos originales y necesitamos compulsar un documento, pero no sabemos con claridad cuáles son los pasos a seguir para hacer este procedimiento.

En realidad, es un proceso muy sencillo (por ejemplo, en Correos compulsan documentos a través del sistema ORVE ) .

Pero… ¿Cuándo es necesario compulsar un documento? Para muchos tipos de trámites, como, por ejemplo, cuando queremos tramitar una beca o cuando estamos considerando preparar unas oposiciones. 

Si, por los motivos que sean, necesitas compulsar cualquier tipo de documento, definitivamente debes continuar leyendo para saber el procedimiento claramente y también aclarar cualquier tipo de duda que puedas tener al respecto. 

¿Qué es una fotocopia compulsada?

Muchas personas no tienen claro lo que significa compulsar un documento, ¿en qué consiste? La compulsa realmente se produce cuando un funcionario acreditado le otorga la misma validez a una fotocopia de un documento original. 

En este caso no se trata de una simple fotocopia, porque la misma es contrastada por el propio funcionario frente al documento original.

Cuando el funcionario verifica los datos del documento y fotocopia, comprobando que ambos son idénticos y que, bajo ningún concepto han sido modificados o manipulados, entonces compulsa la fotocopia utilizando un sello que acredita la validez de la misma.

En los procesos de oposiciones, al momento de solicitar una beca, cuando se deben introducir documentos para homologar títulos, para solicitar la nacionalidad española y para muchos otros trámites es que se realiza este procedimiento que, en general, es muy rápido y sencillo.  

¿Quién puede compulsar documentos?

La compulsa de los documentos se puede realizar a través de diferentes organismos públicos, es decir, no es un único ente el encargado de hacer este procedimiento. A continuación, analizamos los organismos públicos a los que puedes acudir para hacer este tipo de trámites:

  • Ayuntamiento: puedes ir al ayuntamiento para compulsar cualquier tipo de documento. Solo debes llevar el original y la correspondiente fotocopia. Es importante destacar que se trata de un trámite completamente gratuito.
  • Guardia Civil: también puedes acudir a cualquiera de los cuarteles o dependencias de la Guardia Civil, aunque a diferencia del ayuntamiento no tienen la obligación de hacer este trámite, pero sí tienen la autoridad. En todo caso, en una situación de mucha urgencia no tendrán problemas en ayudarte.
  • Otras Administraciones Públicas como la Agencia Tributaria, el SEPE, en las Oficinas de la Seguridad Social, cuando vayas a realizar tramites relacionados con subsidios o prestaciones por desempleo. Los funcionarios cotejarán los documentos a presentar.
  • Correos: los empleados de correos también tienen la autoridad para compulsar los documentos, solo que en este caso hacen la validación de forma electrónica. Esta es una excelente alternativa por múltiples razones, aunque sin duda destaca por un ahorro considerable de tiempo. La validación de los documentos la hacen a través del sistema ORVE. En este caso, Correos se asegura de que los documentos compulsados lleguen a los correspondientes organismos de la administración pública o ente público indicado por cada interesado. ¿Otra ventaja? La compulsa de documentos a través de este mecanismo es rápida, prácticamente inmediata. 
  • Notario: otra alternativa disponible para compulsar documentos es a través de un notario. Las notarías también cuentan con la autoridad para validar la integridad de un documento, aunque a diferencia de las opciones anteriores, en este caso el trámite sí tiene un precio y hay que pagar las tasas correspondientes.

Precio de copia compulsada ante Notario : Los notarios, como fedatarios públicos está sujetos a aranceles, regulados por el Real Decreto 1426/1989, 17 noviembre, por el que se aprueba el Arancel de los Notarios, donde se establece el precio por fotocopia compulsada: 4. Los testimonios de autenticidad de la fotocopia de un documento integrado por varios folios en los que sea posible extender un único testimonio comprensivo de todo él, por remisión a datos identificadores, devengarán 3,005061 euros por la diligencia de cotejo y 0,601012 euros por cada folio más.

¿Cómo compulsar documentos?

La compulsa de documentos es, como comentamos anteriormente, un procedimiento muy rápido y sencillo, sin contar que en casi todas las opciones disponibles es completamente gratuito.

Si quieres hacer la compulsa presencialmente, tan solo debes acudir a los organismos anteriormente descritos con el documento original y una copia fiel del mismo. Para ello no es necesario que el documento esté en color, es suficiente con que la copia sea en blanco y negro, por supuesto, ésta debe ser de calidad y estar perfectamente legible.

Otra opción es compulsar el documento en la notaría y para ello no debes llevar nada más que el documento original y la copia. Solo recuerda que, en este caso, debes pagar una tasa correspondiente por dicho servicio en base a los aranceles fijados.

Finalmente, si no dispones de mucho tiempo o simplemente no deseas trasladarte hasta ningún organismo u oficina, como hemos visto cuentas con la opción de Correos, donde todo el procedimiento se realiza por personal de Correos que lo presentarán online.

En general, es un procedimiento rápido y sencillo con el que podrás ahorrar mucho tiempo y tener lo que necesitas sin moverte de casa. 

Código Seguro de Verificación (CSV)

El Código Seguro de Verificación CSV (formado por números y letras) garantiza, mediante el cotejo en la Sede electrónica del organismo que generó el documento, la integridad del documento impreso en papel mediante el cotejo en dicha Sede.

Código Seguro de Verificación

¿Qué documentación es necesaria?

Una ventaja de éste trámite, en comparación con muchos otros, es que no es necesario llevar una gran cantidad de documentos para el mismo.

De hecho, lo único que debes llevar es una copia de calidad del documento original, una fotocopia a blanco y negro de calidad y una identificación válida y vigente, como el DNI, NIE o pasaporte.

Algunos organismos públicos deciden hacer la fotocopia ellos mismos, mientras que otros exigen llevarla. Si no preguntas con antelación este punto, lo más recomendable es llevar la fotocopia y así asegurarte de cumplir con todos los requisitos, especialmente para no perder el viaje.

Adicionalmente y solo en caso de que hagas la compulsa en la notaría, también deberás cancelar la tasa correspondiente. Debes investigar si debes pagar la tasa con antelación o si puedes hacerlo en el sitio.

¿Qué validez tiene un documento compulsado?

Las compulsas o documento compulsados tienen, en general, la misma validez que el documento original. Es un punto a considerar, puesto que el proceso no es estándar y varía en función de esta característica específica. 

Por ejemplo, hay documentos que pueden tener una validez de varios años, mientras que otros pueden tener una validez de tres meses o incluso semanas.

Antes de hacer este procedimiento, es fundamental que investigues muy bien la validez del documento original y así saber si te sirve para el momento en que estás haciendo el trámite, siempre considerando que la compulsa tiene, exactamente, el mismo tiempo de validez.

¿Se puede compulsar documentos de forma gratuita?

La compulsa de los documentos es, en la mayoría de los casos, un procedimiento completamente gratuito. Ya hemos visto que tanto en en la Guardia Civil y el Ayuntamiento es un trámite sin costo alguno.

En el caso de la Notaría, sí deberás cancelar una tasa correspondiente, la cual puede variar en función de la cantidad de documentos que se deban compulsar. 

¿Dónde y cómo compulsar un título universitario?

La compulsa de documentos universitarios, aunque en general es muy similar a la compulsa de cualquier otro documento, sí requiere acudir a ciertos sitios específicos

Si quieres compulsar un título universitario, dispones de tres alternativas:

  • Secretaría de la propia universidad que emite el título, que lleva aparejada el pago de las Tasas correspondientes.
  • en una notaría o
  • en los registros públicos de la administración del estado, ayuntamientos o comunidades autónomas.

En todos los casos deberás presentar el documento original, la copia de calidad y un documento de identificación válido. También en el caso de la notaría y secretaría de la universidad, deberás pagar la tasa correspondiente por dicho trámite.

En el caso de que se trate te estudios realizados e el extranjero, el Título debe convalidarse (declaración de equivalencia) en el Ministerio de Educación (Enlace Oficial).

Compulsar documentos en Correos

En párrafos anteriores hemos dicho que una de las mejores formas de compulsar los documentos es en Correos y esto se debe a que es el único organismo que facilita la presentación de documentos de forma digitalizada ante las Administraciones Públicas.

El procedimiento es muy sencillo, solo debes entrar en la Oficina de Correos, seguir la indicación y proveer la información que solicita el personalpara que el procedimiento fluya aún más rápido.

Aunque como comentamos anteriormente, éste procedimiento es, en la mayoría de los casos, inmediato. Ten a mano la documentación que deseas compulsar y listo.

En realidad, Correos no realiza una compulsa de documentos como tal, lo que hace es dejar constancia de la entrada de los documentos en la aplicación de Registro y así facilitar la presentación de documentos ante la Administraciones Públicas, ya que la coteja, garantiza la validez de la digitalización y emite la documentación digitalizada. Correos ni se queda con la documentación original ni con las copias.

Para ello debes realizar los siguientes pasos:

  1. Prepara la documentación, teniendo en cuenta que no se permite documentos de tamaño superior a A4, ni hojas sueltas ni documentos electrónicos ni aquellos que al escanearlos puedan quedar dañados.
  2. Los documentos físicos ( en Cd, USB…) que deban acompañarse al documento digitalizado deberán enviarse por Carta certificada.
  3. Hay que facilitar el código DIR-3 de la Unidad Tramitadora destinataria para que puedan acceder al Registro Electrónico para las Administraciones Públicas del Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital (ellos pueden localizarlo en su buscador, en caso contrario)
  4. Guarda el justificante como certificado de envío.
compulsar documentos

Compulsar documentos en los Consulados Españoles en el extranjero

El procedimiento de compulsa en los Consulados Españoles alrededor del mundo es, en la mayoría de los casos, muy similar a cómo se hace internamente. Sin embargo, una diferencia muy importante es que en este caso sí suele ser un procedimiento que se deben pagar. 

En general, deberás presentar el documento original, llevar la fotocopia en perfecto estado y presentar un documento de identificación válido como el DNI o pasaporte. Por último, deberás cancelar en el consulado la tasa correspondiente. 

En la mayoría de los casos, el precio a pagar es por cada hoja que deba ser compulsada, por lo que no cancelarás lo mismo si necesitas, por ejemplo, compulsar una fotocopia de tu pasaporte a si necesitas compulsar notas certificadas, el título universitario y demás. Ahora bien, ¿cuánto cuesta este procedimiento? No es posible determinarlo porque varía de un consulado a otro.

Lo más recomendable, en estos casos, es contactar con cada Consulado, ya sea vía telefónica o mediante correo electrónico para preguntar precios, documentos necesarios y también para saber si es necesario solicitar cita para este trámite. También puedes consultar la página web de cada Consulado, en donde generalmente hay mucha información sobre todo este tipo de trámites. 

Compulsa del DNI o Pasaporte

para el caso que sea necesaria la presentación de una fotocopia compulsada del DNI, puede solicitarse, además de Ayuntamientos o Notarios, ante una Comisaría de Policía. La compulsa es gratis, salvo en el supuesto de acudir al Notario o algunos ayuntamientos, en el que deberá pagar la tasa correspondiente.

De momento no se puede hacer la compulsa online.

Cómo compulsar documentos electrónicamente

Puedes compulsar los documentos que necesitas de forma electrónica a través de Correos o a través de algunos servicios de algunas comunidades Autónomas. Verifica con antelación si puedes compulsar el documento por esta vía, considerando que, por ejemplo, no es posible hacerlo con los títulos universitarios o con el DNI.

En caso de que sí puedas compulsar el documento, solamente debes seguir las indicaciones de la página web oficial de Correos y listo. En pocos minutos tendrás listo todo este procedimiento. Es fácil, rápido, sencillo y completamente gratuito. 

Por otro lado también es posible encontrar servicios de autentificación electrónica en algunas CCAA y requiere certificado electrónico o DNI electrónico:

  • Compuls@ , Copias autenticadas electrónicamente.- Conserjería de Hacienda de la Junta de Andalucía.
  • Sistema de Copias Electrónicas – Gobierno de Aragón

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