Carta de reclamación por Mal Servicio + Modelo para descargar en Word y PDF

Como consumidores, debemos poder ejercer eficazmente nuestros derechos cuando los servicios telefónicos, de transporte, agua o internet no son los adecuados o los que esperábamos.

Cuando no podemos hacer una queja en el momento, la solución más eficaz en plantear una queja formal ante la empresa proveedora de dichos servicios.

Si te quedas en blanco, a la hora de redactar esa carta de reclamación, o realmente no sabes qué decir, no te preocupes.

Además de dejarte un ejemplo de modelo de carta que podrás descargar gratis, te daremos las pautas necesarias para que puedas poner una reclamación eficazmente.

Modelo de Carta de reclamación por mal servicio para descargar en Word o PDF

Descarga aquí tu escrito de reclamación por mal servicio en Word y PDF

Adapta el siguiente formulario con tus propios detalles y la información específica de tu caso antes de enviarlo.

Cómo redactar una carta de reclamación por mal servicio con eficacia

Cuando nos enfrentamos a situaciones donde un producto o servicio no cumple con nuestras expectativas o estándares de calidad, es esencial comunicar de manera adecuada nuestro descontento y nuestras preocupaciones a la empresa o entidad responsable.

Redactar un modelo de carta de reclamación por mal servicio de forma clara, concisa y objetiva puede ser la clave para obtener una solución satisfactoria.

A continuación, desglosaremos los componentes esenciales para escribir una carta de solicitud efectiva y proporcionaremos consejos útiles para asegurar que tu voz sea escuchada y tus inquietudes resueltas.

Descripción del Problema de Forma Efectiva

1. Claridad y Detalle: Explica con precisión qué aspecto del servicio fue insatisfactorio. Utiliza un lenguaje claro y directo para describir la situación.
2. Orden Cronológico: Presenta los eventos en el orden en que ocurrieron. Esto brinda un contexto claro y ayuda a la entidad a comprender la secuencia de hechos.
3. Aportar Evidencias: Incluye copias de recibos, contratos, correos electrónicos o fotografías que respalden tus afirmaciones.
4. Mantén la Objetividad y la Cortesía: Aunque es normal sentirse frustrado, el mantener un tono respetuoso y profesional aumentará la posibilidad de que tu reclamación sea tomada en serio.

→ Lectura Recomendada: Modelo de Carta de Reclamación a Agencias de Viajes

Elementos Clave a Incluir en la Carta de queja

• Información Personal: Incluye tu nombre completo, dirección, número de teléfono, y correo electrónico para que la compañía pueda comunicarse contigo.
• Datos de la Compañía: Asegúrate de escribir el nombre de la compañía correctamente, así como la dirección a la que debe ser enviada la carta de reclamo.
• Fecha y Hora de los Hechos: Indica cuándo ocurrió el incidente que motivó la queja.
• Número de Contrato o Cuenta: Si aplicable, proporciona tu número de cuenta o contrato con la empresa, que le sirva de referencia.
• Descripción Detallada del Problema: Concreta el problema en detalle, incluyendo cualquier comunicación previa que hayas tenido con la compañía sobre este tema.
• Propón una Solución seria: Sé específico sobre cómo esperas que la compañía resuelva el problema. Ya sea un reembolso, un reemplazo o cualquier otra compensación.
• Plazo de Respuesta: Da un plazo razonable para que la compañía responda a tu reclamación antes de que consideres tomar acciones adicionales.
• Notificación Formal: Haz constar que esta carta de reclamo sirve como una notificación formal de tu insatisfacción y tu intención de buscar soluciones, incluso legales si no se aborda adecuadamente.

→ Lectura Recomendada: Modelo de Carta formal de Reclamación a Iberdrola

Acciones Claves a Realizar Tras Enviar la carta de reclamo por mal servicio

Una vez que has redactado la carta de reclamación como consecuencia de un mal servicio, debes tomar una serie de medidas para asegurarte que sea debidamente atendida.

Los pasos esenciales que deberías seguir son:

1. Elección del método de Envío

Determina la forma más efectiva de enviar tu carta de reclamación. La elección dependerá de la naturaleza de la empresa, peor en cualquier cosa, debe dejar constancia de la recepción de la fecha y de la persona que lo recibe:

• Presenta la carta de queja en persona
• Envíala por correo postal, mediante carta certificado con acuse de recibo.
• Por Burofax: Como ya hemos indicado en otras ocasiones, si queremos dejar constancia fehaciente del envío y recepción, por si tenemos que justificarlo por la vía judicial, la forma más efectiva es hacerlo mediante burofax con acuse de recibo y certificación de contenido. Te contamos cómo hacerlo aquí.

2. Realizar Seguimiento

Realiza seguimiento de la reclamación si no recibes una respuesta en un plazo razonable:

• Contacto Inicial: Si no has recibido respuesta en unos días, considera enviar un correo de seguimiento o llamar al servicio de atención al cliente.
• Acudir a la mediación: Si aún no recibes respuesta, evalúa escalar la queja a entidades de protección al consumidor o a organismos gubernamentales relacionados, como Juntas arbitrales de Consumo, organizaciones de consumidores como la OCU (Organización de Consumidores y Usuarios), etc. En muchos casos, las empresas están adheridas al Sistema Arbitral de Consumo, por lo que en caso de no obtener respuesta puedes plantearla ante la Junta Arbitral Autonómica de tu Comunidad. En este artículo te explicamos los pasos a seguir.
• Emprender acciones legales: como última medida, si no han funcionado las anteriores.

3. Documentar el Proceso

Independientemente del resultado del modelo de carta que mandemos, es crucial documentar todo el proceso. Esto incluye copias de las cartas enviadas, correos electrónicos, y registros de llamadas. Esto será valioso como prueba en caso de que debas ante un organismo de arbitraje o juzgado.

→ Lectura Recomendada: Modelo de carta formal de reclamación por cobro indebido.

Motivos más frecuentes para reclamar

Las reclamaciones por mal servicio pueden surgir debido a una gran variedad de problemas:

1. Retrasos en la Entrega: Cuando un producto o servicio no se entrega en el plazo prometido o acordado.
2. Calidad Inferior del Producto o Servicio: Cuando el producto recibido o el servicio prestado no cumple con las expectativas o los estándares anunciados.
3. Facturación Incorrecta: Si hay un exceso o hay cargos adicionales no acordados previamente.
4. Atención al Cliente Inadecuada: Trato despectivo, falta de profesionalismo o respuesta lenta por parte del servicio de atención al cliente.
5. Publicidad Engañosa: Cuando la información proporcionada en la publicidad de un producto o servicio no se corresponde con lo que se ofrece en realidad.
6. Cancelaciones o Cambios no Autorizados: Cancelación de un servicio o alteración de sus características sin el consentimiento previo del cliente.
7. Fallos Técnicos: Problemas técnicos que impiden el uso adecuado de un producto o servicio.
8. Problemas de Seguridad o Higiene: Cuando el producto o servicio presenta problemas de seguridad o no cumple con los estándares de higiene.
9. Falta de Información o Asesoramiento: Cuando no se proporciona suficiente información sobre el producto o servicio, o el asesoramiento ofrecido es incorrecto o insuficiente.
10. Problemas de Accesibilidad: Dificultades en el acceso a un servicio en línea o físico, incluidos problemas de accesibilidad para personas con discapacidades.
11. Violación de la Privacidad de los Datos: Uso indebido o divulgación de información personal del cliente sin su consentimiento.
12. Políticas de Devolución Inflexibles: Dificultades o negativas para realizar devoluciones o reembolsos de productos o servicios.
13. Incumplimiento de Garantías: Falta de cumplimiento de las garantías prometidas para productos o servicios.
14. Subidas de Precio Injustificadas: Aumentos de precios sin previo aviso o sin una razón válida.
15. Problemas con Reservas: Dificultades o errores en el proceso de reservación de servicios, como alojamiento o transporte.
16. Daños Durante el Envío: Productos que llegan dañados debido a un embalaje inadecuado o un manejo descuidado durante el envío.
17. Negativa de Servicio sin Motivo Válido: Cuando se le niega un servicio a un cliente sin una razón legítima.

En todos estos casos puede emplearse el ejemplo de carta de reclamación tipo que hemos puesto más arriba, modificando el motivo por el que se reclama.

→ Si finalmente tienes que hacer la reclamación a través de la vía judicial, no dudes en ponerte en contacto con nosotros si necesitas un despacho de abogados especializado en materia de derechos de los consumidores.

Normativa relacionada

• Real Decreto Legislativo 1/2007, de 16 de noviembre, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley General para la Defensa de los Consumidores y Usuarios y otras leyes complementarias (TRLGDCU).

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