¿Es obligatorio presentar el DNI en un hotel? Esta es la normativa

Cuando viajamos y decidimos hospedarnos en un hotel, suelen pedirnos una identificación al hacer la entrada. Pero, ¿es realmente obligatorio presentar el DNI al alojarse en un hotel?

Según el artículo 25 de la Ley orgánica 4/2015 de protección de la seguridad ciudadana, las empresas de hospedaje están obligadas a llevar un registro documental de quien se hospeda. Con base en ello, es obligatorio presentar el DNI o documento de identificación al registrarse en un hotel en España.

Ese registro para luego informar a las autoridades competentes, se hace generalmente mediante la exhibición del DNI, pero también se acepta el pasaporte y carnet de conducir como alternativas válidas.

Si alguna vez te has preguntado para qué piden el DNI en los hoteles, si puedo ir a un hotel sin DNI o acerca de la legalidad y las razones de la práctica común de los hoteles de escanearlo, o simplemente quieres estar informado que documentación hay que presentar, sigue leyendo, porque quedarán resueltas todas tus dudas.

Obligación legal de presentar el DNI en hoteles

En cumplimiento de la Ley Orgánica 4/2015, de 30 de marzo, de protección de la seguridad ciudadana en España, se establece de manera obligatoria la presentación del Documento Nacional de Identidad (DNI) o algún otro documento de identificación válido al registrar la entrada en un hotel.

1. Las personas físicas o jurídicas que ejerzan actividades relevantes para la seguridad ciudadana, como las de hospedaje, …, quedarán sujetas a las obligaciones de registro documental e información en los términos que establezcan las disposiciones aplicables.

Artículo 25. Obligaciones de registro documental

Esa misma normativa se ha desarrollado en el Real Decreto 933/2021, de 26 de octubre, por el que se establecen las obligaciones de registro documental e información de las personas físicas o jurídicas que ejercen actividades de hospedaje y alquiler de vehículos a motor, donde además se obliga a llevar un registro informático de dichos datos, que deben conservar durante 3 años.

Igualmente, mientras no contravenga lo regulado en el anterior Real Decreto, y no sea objeto de desarrollo, seguirá siendo vigente la  Orden INT/1922/2003, de 3 de julio, sobre libros-registro y partes de entrada de viajeros en establecimientos de hostelería y otros análogos.

Toda esta normativa busca garantizar tanto la seguridad pública como establecer un marco contractual entre el establecimiento hotelero y el cliente.

La obligación de presentar el DNI o documento de identidad tiene como propósito principal el cumplimiento de la normativa de protección de datos personales.

Al recopilar los datos de identificación, los hoteles tienen la responsabilidad de enviar esta información a las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad del Estado para contribuir a la labor de seguridad ciudadana.

Finalidades de la identificación en el registro de entrada

La obligación de presentar el DNI o algún documento de identificación al registrarse en un hotel en España no es simplemente un trámite burocrático, sino que responde a diversas finalidades de importancia para la seguridad y protección tanto del cliente como del establecimiento.

En primer lugar, esta medida tiene como objetivo principal garantizar la seguridad pública. Al solicitar la identificación de los huéspedes, el hotel cumple con su responsabilidad de contribuir a prevenir y detectar posibles situaciones de riesgo o actividades delictivas dentro de sus instalaciones.

De esta manera, se promueve un entorno seguro y se protege tanto a los clientes como al personal del hotel.

Otra finalidad de la identificación en el registro hotelero es la generación de un documento contractual entre el establecimiento y el cliente. Al proporcionar el DNI u otro documento válido, se establece una relación contractual que ayuda a garantizar el cumplimiento de los servicios ofrecidos por el hotel y los derechos y responsabilidades de ambas partes.

Además, el cumplimiento de la normativa de protección de datos personales es otra razón por la cual se requiere la identificación en los hoteles.

Los datos recopilados, como el nombre, apellidos y número de documento, deben ser tratados de acuerdo con las leyes de protección de datos personales vigentes.

Los datos a facilitar, aunque no todos obligatorios, son:

a) Nombre.

b) Primer apellido.

c) Segundo apellido.

d) Sexo.

e) Número de documento de identidad.

f) Número de soporte del documento.

g) Tipo de documento (DNI, pasaporte, TIE).

h) Nacionalidad.

i) Fecha de nacimiento.

j) Lugar de residencia habitual.

– Dirección completa.

– Localidad.

– País.

k) Teléfono fijo.

l) Teléfono móvil.

m) Correo electrónico.

n) Número de viajeros.

o) Relación de parentesco entre los viajeros (en el caso de que alguno sea menor de edad).

Estas normativas buscan proteger la información personal de los huéspedes y garantizar su confidencialidad y uso adecuado.

Es importante destacar que los datos recopilados durante el registro en el hotel se envían a las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad del Estado. Esta colaboración permite a las autoridades contar con información actualizada sobre la estancia de las personas en los establecimientos hoteleros, lo cual es de vital importancia para la prevención y el control de delitos o situaciones de emergencia.

La identificación en los hoteles también facilita las labores de rescate en caso de emergencia. En situaciones críticas o de evacuación, la información proporcionada durante el registro permite a los equipos de emergencia identificar y contar rápidamente a los huéspedes alojados en el establecimiento.

Documentos válidos alternativos: ¿Puedo ir sin DNI a un hotel?

En el momento de registrarse en un hotel en España, existe la obligación legal de presentar el DNI o algún documento de identificación válido. Sin embargo, es posible que no todos los huéspedes cuenten con el DNI como su única forma de identificación. Por suerte, existen alternativas válidas aceptadas por los hoteles.

Una de las opciones alternativas es el pasaporte. El pasaporte es un documento ampliamente reconocido y aceptado tanto a nivel nacional como internacional. Al tratarse de un documento oficial emitido por las autoridades competentes, proporciona al hotel la seguridad necesaria en cuanto a la identificación de los huéspedes.

Otra alternativa válida al DNI es el carnet de conducir. Este documento, que acredita la capacidad legal para conducir, también es aceptado por muchos hoteles como una forma de identificación fiable. Al igual que el pasaporte, el carnet de conducir es emitido por las autoridades pertinentes y cuenta con características de seguridad que dificultan su falsificación.

Si quieres saber más sobre si sirve el carnet de conducir para identificarse, te recomendamos la lectura del siguiente artículo:

→ Lectura Recomendada: ¿El carnet de conducir sirve como documento de identidad?

Es importante destacar que tanto el pasaporte como el carnet de conducir cumplen con los requisitos legales establecidos para la identificación en los hoteles.

Por lo tanto, si no cuentas con el DNI a la hora de hospedarte en un hotel en España, no te preocupes. El pasaporte y el carnet de conducir son alternativas totalmente válidas y aceptadas por la mayoría de los hoteles.

Escaneo y utilización legal de los documentos de identidad en hoteles

En el proceso de registro en un hotel, algunos establecimientos tiene como práctica habitual escanear o fotocopiar los documentos de identificación de los huéspedes.

A raíz de una resolución emitida por la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) que impuso una multa de 30,000 euros a un hotel en el 2021, la base para fundamentar esta práctica se basa en dos obligaciones legales ya analizadas.

La primera, por la cual, los hoteles y alojamientos turísticos mantienen una relación contractual con sus huéspedes. Esta relación contractual permite la recopilación de datos básicos del huésped, como el nombre, apellido, correo electrónico y método de pago, como hemos visto más arriba.

Por otro lado, la Ley 4/2013 del 4 de junio y el Real Decreto 933/2021 del Ministerio del Interior, imponen obligaciones de registro documental e información para las personas físicas o jurídicas que ejercen actividades de hospedaje y alquiler de vehículos a motor.

Esta legislación requiere que los alojamientos turísticos españoles mantengan un registro de viajeros, reportando periódicamente los datos a las autoridades para garantizar la seguridad ciudadana bajo pena de multas de hasta 30,000 euros.

Ahora bien, en el caso de escanear también la fotografía del huésped, tal como se puede ver en dicha resolución de la AEPD, el hotel debe:

• Justificar la recopilación de imágenes bajo un interés legítimo,
• Debe ser proporcional (es decir, que no haya otros medios de identificación)
• Requiere una notificación previa al huésped (y su consentimiento)

→ Lectura Recomendada: ¿Es legal pedir una fotocopia del DNI?

¿Se puede ir a un hotel con el DNI caducado?

La identificación en el hotel tiene que ser con un documento de identidad en vigor, de forma que se pueda comunicar a las Fuerzas de seguridad del Estado los datos actuales del huésped.

En caso de contar con un DNI caducado es aconsejable identificarse con otro documento de identificación válido en vigor.

Puedes ampliar información en el siguiente enlace.

→ Lectura Recomendada: ¿Te pueden multar por tener el DNI caducado?

Reglas de identificación y documentos adicionales para viajar con niños

En el caso de alojarse con niños, hay que igualmente proceder a identificarlos.

En primer lugar, es fundamental llevar el DNI de todos los acompañantes mayores de 14 años, incluyendo a los niños. Esto se debe a que el hotel necesita tener registrado el documento de identidad de cada persona que se hospede en sus instalaciones, tal como lo establece la ley.

Además del DNI, es posible que se solicite otra documentación adicional, como el libro de familia o el pasaporte de los niños.

• Es obligatorio presentar el DNI de los niños en el momento del registro.
• Se recomienda llevar el libro de familia o el pasaporte de los niños como documento adicional.
• El hotel necesita registrar la información de todos los menores de edad que se encuentren en el establecimiento.
• Asegúrate de consultar con el hotel previamente para conocer los requisitos específicos en cuanto a la documentación de los niños.

Estas reglas de identificación son de suma importancia, ya que permiten al hotel cumplir con la normativa vigente en cuanto a la seguridad y protección de los huéspedes. Además, en caso de emergencia, contar con los documentos adecuados facilita las labores de rescate y evacuación.

Recuerda que cada hotel puede tener sus propias políticas en cuanto a la identificación de los niños, por lo que es esencial informarse previamente y asegurarse de cumplir con todos los requisitos necesarios.