¿Es legal pedir una fotocopia del DNI? Esta es la normativa en España

En algunas administraciones, organismos y entidades ha sido frecuente pedir aportar una copia del DNi para algunas gestiones, pero ¿es legal pedir una fotocopia del DNI?.

La solicitud de una fotocopia del DNI solo es legal cuando existe una base legal o contractual que lo justifica y cuando es esencial para la finalidad de la operación.

Por ejemplo, en el contexto bancario, la verificación de la identidad de los clientes según la Ley de Prevención del Blanqueo de Capitales puede requerir una copia del DNI. Sin embargo, solicitarla para operaciones no relacionadas directamente con la identificación podría no ser legal.

La respuesta a esta interrogante depende de diversos factores, los cuales exploraremos en detalle en este artículo junto con la normativa que lo regula.

¿Es legal que te hagan una fotocopia del DNI?: Nuestro Marco legal.

A partir del año 2006, un cambio fundamental en la normativa estableció que no se puede requerir una fotocopia del documento de identidad para llevar a cabo trámites en la Administración Pública.

Este cambio tuvo un impacto significativo en la forma en que se gestionan los documentos de identidad en el país. Desde entonces, ninguna entidad, incluyendo la propia Administración Pública, puede solicitar una copia del DNI sin presentar un motivo oficial legítimo.

Esta medida fue formalizada mediante el Real Decreto 522/2006, emitido el 28 de abril. La regulación también prohíbe el almacenamiento de copias del DNI por parte de individuos o entidades, con el objetivo de salvaguardar la información personal contenida en el documento y prevenir potenciales suplantaciones de identidad.

Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal.

La Ley Orgánica 15/1999 establece las bases legales en materia de protección de datos personales.

Según esta normativa, la solicitud de una fotocopia del documento de identidad requiere de una norma legal o contractual que lo exija y que sea necesario para la operación en cuestión.

Además, se hace hincapié en la importancia de seguir medidas de seguridad y confidencialidad en el manejo de los datos personales.

Real Decreto 522/2006, de 28 de abril, por el que se suprime la aportación de fotocopias de documentos de identidad en los procedimientos administrativos de la Administración General del Estado y de sus organismos públicos vinculados o dependientes.

El Real Decreto 522/2006 tiene relevancia específica en los procedimientos administrativos de la Administración General del Estado y sus organismos públicos vinculados o dependientes.

Esta normativa suprime la obligación de aportar fotocopias del DNI en dichos procedimientos, estableciendo que la comprobación de los datos de identidad se realizará de oficio utilizando los datos de identificación ya existentes en los archivos u otros documentos.

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La solicitud de fotocopia del DNI desde el punto de vista de la protección de datos personales

En el contexto de la solicitud de fotocopia del documento de identidad, la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) ha mostrado su preocupación por considerar esta práctica como una conducta injustificada e impertinente en muchos casos.

A continuación, analizaremos las razones detrás de estas preocupaciones y las implicaciones que esto puede tener en la protección de datos personales de los ciudadanos.

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Quién puede exigir fotocopia del DNI según la Agencia Española de Protección de Datos

La AEPD es el organismo encargado de velar por el cumplimiento de la normativa en materia de protección de datos en España.

En relación con la solicitud de una fotocopia del documento nacional de identidad, la AEPD ha manifestado que esta práctica por defecto puede constituir una conducta obstativa ante el ejercicio de los derechos de los interesados.

La principal preocupación de la AEPD radica en que la solicitud de fotocopia del DNI sin una justificación clara podría dificultar el acceso a servicios o trámites administrativos por parte de los ciudadanos.

Esto podría vulnerar el principio de proporcionalidad, ya que dicha solicitud podría no ser necesaria para el fin que se persigue.

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Soluciones ante Prácticas injustificadas e impertinentes

En muchos casos, la solicitud por defecto de una fotocopia del documento nacional de identidad se realiza sin un motivo oficial o sin que exista una norma legal o contractual que lo respalde. Esto ha llevado a considerar estas prácticas como injustificadas e impertinentes desde el punto de vista de la protección de datos personales.

• La AEPD propone que se utilicen métodos alternativos y más efectivos para verificar la identidad, como la utilización de sistemas de identificación electrónica o la comparación de datos con fuentes fiables.
• Estos métodos podrían evitar el riesgo de que las fotocopias del DNI se usen de forma indebida o se almacenen de manera innecesaria, protegiendo así la privacidad y confidencialidad de los datos personales de los ciudadanos.

A continuación, se presentan algunas opciones que se han propuesto como alternativas a la solicitud de la copia del DNI:

• Verificación en línea: Actualmente, existen plataformas y sistemas en línea capaces de verificar la identidad de una persona de forma segura y confiable. Estos sistemas utilizan tecnologías como la biometría, el reconocimiento facial y la validación de documentos escaneados, lo cual evita la necesidad de solicitar una copia física del documento nacional de identidad.
• Validación de identidad mediante documentos alternativos: En algunos casos, es posible utilizar otros documentos legales y reconocidos para verificar la identidad de las personas. Por ejemplo, se pueden aceptar pasaportes, carnets de conducir u otros documentos oficiales que cumplan con los requisitos de autenticidad y validez.
• Comparación de la información disponible en bases de datos oficiales: En determinadas situaciones, se puede hacer uso de bases de datos oficiales que ya almacenan información personal y datos de identificación de los individuos. Mediante la comparación de la información proporcionada por la persona con los registros existentes, se puede verificar su identidad sin necesidad de solicitar una fotocopia del DNI.

Lo importante es que estas alternativas cumplan con los requisitos legales y de seguridad establecidos para la protección de datos personales y que garanticen la confidencialidad y privacidad de la información empleada para comprobar la identidad de las personas.

Condiciones para la Solicitud de Fotocopias del DNI

A pesar de la restricción general en la solicitud de fotocopias del DNI, existen situaciones específicas en las que esta solicitud puede ser legal y justificada.

Por ejemplo, cuando no haya ningún otro método efectivo para verificar la identidad del individuo involucrado en el trámite. En tales casos, el contexto debe respaldar la solicitud y no deben existir alternativas viables.

Como hemos dicho, la Agencia Española de Protección de Datos considera injustificada la solicitud de fotocopias del DNI, especialmente en el ámbito del ejercicio de derechos, por cuanto el Reglamento General de Protección de Datos (RGDP) y la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales reconocen al DNI como un dato personal.

Su vinculación con el nombre y apellido del titular lo convierte en información confidencial. En consecuencia, se deben tomar precauciones al compartir esta información, especialmente en entornos donde puedan surgir riesgos de suplantación de identidad.

En situaciones en las que se ha abusado de esta práctica, algunas autoridades europeas han impuesto sanciones a las empresas responsables.